18 τρόποι με τους οποίους οι μάνατζερ μπορούν να  βελτιώσουν την «επικοινωνία διαχείρισης»

Η επικοινωνία είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία σε μια επιχείρηση –ένα εργαλείο για κάθε μάνατζερ, με το οποίο μπορεί να αποτρέψει τις παρεξηγήσεις και να προωθήσει ένα υγιές, θετικό περιβάλλον. Το να μάθουμε να επικοινωνούμε αποτελεσματικά ως διευθυντές μπορεί να μας βοηθήσει να εξελίξουμε την καριέρα μας και να δημιουργήσουμε μια παραγωγική, ικανοποιημένη ομάδα.

Aπό τη Μία Κόλλια

Τι είναι η επικοινωνία διαχείρισης;

Η επικοινωνία διαχείρισης αναφέρεται σε πληροφορίες που παρέχονται από τους διευθυντές σε άλλα μέλη μιας εταιρείας, όπως υφισταμένους ή άλλα στελέχη. Η επικοινωνία διαχείρισης μπορεί να είναι διαπροσωπική ή εταιρική:

• Διαπροσωπική: Η διαπροσωπική επικοινωνία λαμβάνει χώρα μεταξύ μερικών μελών ενός οργανισμού, όπως όταν τρεις συνάδελφοι συζητούν ένα project στο οποίο εργάζονται.

• Εταιρική: Η εταιρική επικοινωνία λαμβάνει χώρα στο υψηλότερο επίπεδο μιας επιχείρησης και περιλαμβάνει μηνύματα ή πληροφορίες που κοινοποιούνται από αυτήν συνολικά, όπως ένα διαφημιστικό.
Μέσα σε αυτές τις δύο κατηγορίες επικοινωνίας, κάθε κομμάτι τους έχει μια ξεχωριστή μορφή:

• Λεκτική: Η λεκτική επικοινωνία αναφέρεται στον προφορικό λόγο.
 

• Γραπτή: Η γραπτή επικοινωνία αφορά τα κείμενα και εμφανίζεται σε μηνύματα, emails και φυλλάδια.

• Μη λεκτική: Η μη λεκτική επικοινωνία αναφέρεται στα μηνύματα που στέλνουμε χωρίς να χρησιμοποιούμε λέξεις και περιλαμβάνει εκφράσεις προσώπου και χειρονομίες.

Τα οφέλη της καλής επικοινωνίας

Η βελτίωση της επικοινωνίας διαχείρισης μέσα σε έναν οργανισμό μπορεί να έχει εκτεταμένα οφέλη, όπως:

• Ανάπτυξη εμπιστοσύνης: Η ανοιχτή, αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να προωθήσει την εμπιστοσύνη μεταξύ εργαζομένων και διευθυντών.
 

• Ενθάρρυνση της συνεργασίας: Όταν τα μέλη μιας ομάδας αισθάνονται άνετα να μοιράζονται ιδέες, μπορεί να προκύψει περισσότερη συνεργασία και αυτό να οδηγήσει σε νέες στρατηγικές και καινοτομία.

• Βελτίωση του ηθικού στο χώρο εργασίας: Η ειλικρινής, άμεση επικοινωνία σχετικά με τις πολιτικές και τις προσδοκίες της εταιρείας μπορεί να βελτιώσει τη συνεργατικότητα και να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να αποφεύγουν τα κουτσομπολιά.

 • Παρακίνηση των εργαζομένων μέσω της ένταξης: Όταν όλοι συμπεριλαμβάνονται στην επικοινωνία, αισθάνονται πολύτιμο μέρος της ομάδας και είναι πιο πιθανό να αποδίδουν με μεγαλύτερη όρεξη.

 • Διατήρηση εργαζομένων: Οι εργαζόμενοι που αισθάνονται ότι τους ακούνε και τους σέβονται οι διευθυντές τους μπορεί να είναι πιο ικανοποιημένοι με τον ρόλο τους και να παραμείνουν σε μια εταιρεία περισσότερο.

communication

Ανάπτυξη αποτελεσματικής επικοινωνίας

Ας δούμε 18 τρόπους με τους οποίους μπορούμε να αναπτύξουμε μια πιο αποτελεσματική επικοινωνία ως διευθυντές:

1. Εξασκούμε τις δεξιότητές μας στην ομιλία: Εξασκούμε τις προφορικές μας δεξιότητες κάνοντας μια παρουσίαση ή ομιλία σε φίλους ή συγγενείς. Μπορούμε επίσης να κάνουμε πρόβες όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου, την οπτική επαφή και τα διαλείμματα στην ομιλία μας μπροστά σε έναν καθρέφτη, μέχρι να νιώσουμε πιο άνετα. Υπάρχουν και σεμινάρια δημόσιας ομιλίας που θα μπορούσαμε να παρακολουθήσουμε.

2. Βελτιώνουμε τις δεξιότητές μας στη γραφή: Ως διευθυντές, τα γραπτά μας πρέπει να είναι ευανάγνωστα, σωστά μορφοποιημένα, να έχουν το κατάλληλο ύφος και φυσικά σωστή ορθογραφία και σύνταξη. Μπορούμε να βελτιώσουμε τις δεξιότητές μας στο γράψιμο παρακολουθώντας ένα εργαστήριο γραφής ή να εγγραφούμε σε ένα διαδικτυακό μάθημα γραφής που εξειδικεύεται στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Η ανάγνωση βιβλίων είναι και αυτή ένας τρόπος που μπορεί να μας βοηθήσει.

3. Είμαστε διαθέσιμοι και προσιτοί: Πρέπει να δείχνουμε στους υπαλλήλους μας ότι είμαστε αξιόπιστοι και να τους ενθαρρύνουμε να επικοινωνούν μαζί μας. Να έχουμε ενσυναίσθηση και κατανόηση, κάτι που μπορεί να μας βοηθήσει να χτίσουμε γνήσιες σχέσεις και να προωθήσει την ειλικρίνεια μεταξύ των μελών της ομάδας.

4. Ελέγχουμε τα στοιχεία μας: Πριν από μια σημαντική συνάντηση με τους υπαλλήλους, όπως μια ανασκόπηση απόδοσης ή μια ανακοίνωση της εταιρείας, ελέγχουμε το υλικό που θα παρουσιάσουμε. Η εξοικείωση με το περιεχόμενό του μας βοηθά να αισθανόμαστε πιο άνετα. Αντί να προσπαθούμε να θυμηθούμε κάθε λεπτομέρεια αυτού που θα παρουσιάσουμε, μπορούμε να εστιάσουμε και σε άλλες πτυχές της επικοινωνίας, όπως το να ακούμε και τους άλλους ή να προσέχουμε τα μη λεκτικά μηνύματα που στέλνουμε –εκφράσεις προσώπου, χειρονομίες.

5. Ακούμε: Η καλή επικοινωνία ξεκινά με το να ακούμε τα άτομα με τα οποία συνεργαζόμαστε. Πρέπει να κατανοήσουμε την προοπτική, τις ανησυχίες και τις προτεραιότητές τους, για να μπορέσουμε να εφαρμόσουμε ουσιαστικές και αποτελεσματικές πολιτικές.

6. Δημιουργούμε ένα ενοποιημένο όραμα: Όταν η ομάδα μας μοιράζεται ένα κοινό όραμα, μπορεί να μας βοηθήσει να συνδέσουμε πληροφορίες, πολιτικές και προσδοκίες με αυτό το όραμα. Αυτό βοηθά τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν τους λόγους πίσω από τις αποφάσεις της διοίκησης. 

7. Προωθούμε τη διαφάνεια: Εάν θέλουμε οι εργαζόμενοι να είναι ανοιχτοί και ειλικρινείς μαζί μας, πρέπει να εφαρμόζουμε τη διαφάνεια στην εταιρεία. Μοιραζόμαστε τόσο τις νίκες όσο και τις προκλήσεις με τους υπαλλήλους μας, για να ενθαρρύνουμε την υγιή, αμφίδρομη επικοινωνία.

8. Λαμβάνουμε υπόψη την ποικιλομορφία στον χώρο εργασίας: Βεβαιωνόμαστε ότι αυτό που επικοινωνούμε και ο τρόπος που το κάνουμε, έχει απήχηση στο ευρύτερο κοινό. Σκεφτόμαστε παράγοντες όπως η ηλικία, η εκπαίδευση και το υπόβαθρο, για να βεβαιωθούμε ότι αντιμετωπίζουμε τους πάντες δίκαια. 

9. Δίνουμε προτεραιότητα σε μία μόνο μέθοδο επικοινωνίας: Υπάρχουν πολλές επιλογές για επικοινωνία στον χώρο εργασίας, όπως email, εταιρικά intranets και εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων. Μπορεί να είναι δύσκολο για τους εργαζόμενους να συμβαδίζουν με πολλά κανάλια. Επιλέγουμε έναν τρόπο επικοινωνίας ως την κύρια πηγή μας για σημαντικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορούμε να πούμε στους υπαλλήλους μας ότι όλες οι σημαντικές ενημερώσεις και το πότε θα γίνονται τα meetings θα αποστέλλονται στα email εργασίας.

10. Προσέχουμε τα μη λεκτικά σήματα: Η μη λεκτική επικοινωνία μπορεί να μεταδώσει σκέψεις και συναισθήματα. Βεβαιωνόμαστε ότι κατανοούμε αυτές τις ενδείξεις και ότι μπορούμε να ελέγξουμε τις δικές μας, όταν επικοινωνούμε με τους υπαλλήλους. Θετικά μη λεκτικά σήματα είναι φυσικά το χαμόγελο ή ένα ευγενικό νεύμα.
 

11. Στοχεύουμε στη σαφήνεια και την αμεσότητα: Σε μία συνάντηση με τους υπαλλήλους της εταιρείας επικοινωνούμε το κεντρικό μας μήνυμα με σαφήνεια και αμεσότητα, χρησιμοποιώντας απλή γλώσσα και εξαλείφοντας το περιττό περιεχόμενο. Εστιάζουμε στα βασικά σημεία και εξηγούμε τυχόν περίπλοκους ή τεχνικούς όρους με τρόπο που να τους κατανοούν όλοι.
 

12. Επικοινωνούμε συχνά: Η συχνή επικοινωνία με την ομάδα μας δείχνει ότι είμαστε αφοσιωμένοι στο να μοιραζόμαστε πληροφορίες και ότι εκτιμάμε τις απόψεις τους.
 

13. Ενσωματώνουμε εικονικά εργαλεία: Με έναν αυξανόμενο αριθμό εργαζομένων που δουλεύουν εξ αποστάσεως, χρησιμοποιούμε και εικονικά εργαλεία για την ενίσχυση της επικοινωνίας μεταξύ της εταιρείας και των απομακρυσμένων υπαλλήλων της. Μπορούμε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές τηλεδιάσκεψης και ανταλλαγής μηνυμάτων που συνδέουν τους υπαλλήλους μεταξύ τους.

14. Χρησιμοποιούμε διαφορετικές στρατηγικές: Πρέπει να θυμόμαστε ότι πολλοί άνθρωποι επεξεργάζονται τις πληροφορίες με διαφορετικό τρόπο. Γι’ αυτό εφαρμόζουμε διαφορετικές μεθόδους επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων ακουστικών και οπτικών βοηθημάτων, για να διευκολύνουμε τους ακροατές μας να θυμούνται το υλικό που μοιραζόμαστε μαζί τους.

15. Έχουμε ένα βασικό μήνυμα: Αποφασίζουμε ποιο θέλουμε να είναι το κύριο στοιχείο σε οποιοδήποτε κομμάτι επικοινωνίας. Καθώς γράφουμε, ανατρέχουμε σε αυτή τη βασική πληροφορία, για να βεβαιωθούμε ότι το μήνυμά μας παραμένει εστιασμένο. Επαναλαμβάνουμε αυτό το κύριο σημείο αρκετές φορές στην επικοινωνία μας.

16. Συνδέουμε το μήνυμα με το κοινό μας: Βρίσκουμε έναν τρόπο να κάνουμε τις πληροφορίες μας να έχουν απήχηση στο κοινό μας, αναφέροντας τους λόγους για τους οποίους είναι σχετικές και πολύτιμες για αυτό. Έτσι θα βοηθήσουμε τους ακροατές μας να ασχοληθούν με τα στοιχεία που τους παραθέτουμε. Είναι πολύ σημαντικό να κατορθώσουμε να τραβήξουμε την προσοχή τους.

17. Ζητάμε ανατροφοδότηση: Ζητάμε από τους υπαλλήλους μας να μας πουν ποιες μεθόδους επικοινωνίας προτιμούν, αν νιώθουν άνετα να μιλήσουν για τις ανησυχίες τους στη διοίκηση και αν είναι ικανοποιημένοι με το επίπεδο επικοινωνίας της εταιρείας. Οι ανώνυμες έρευνες βοηθούν στο  να λάβουμε πιο ειλικρινείς απαντήσεις.

18. Μετράμε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας μας: Για να μάθουμε αν η επικοινωνία μας είναι αποτελεσματική, παρακολουθούμε πόσο ασχολούνται οι εργαζόμενοι με το υλικό μας. Μπορούμε να βλέπουμε πόσα άτομα ανοίγουν τα email μας, κάνουν κλικ σε συνδέσμους ή απαντούν σε έρευνες.