Πώς νιώθουμε άραγε στο άκουσμα της λέξης «meeting» που τόσο συχνά πια είναι στην ημερήσια διάταξη; 

#meeting #creative #empowerment #tools #leadership 
Από τη Μία Κόλλια

Τα μίτινγκ στη δουλειά μπορεί να είναι δημιουργικά, παραγωγικά, εξαιρετικά εμψυχωτικά ή και αρκετά διασκεδαστικά. Από την άλλη, αυτές οι συναντήσεις μπορεί επίσης να είναι εξουθενωτικές, βαρετές, μη παραγωγικές, χάσιμο χρόνου και ενέργειας. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό τα μίτινγκ που κάνουμε να αποτελούν μια συνειδητή επιλογή, ώστε να έχουν το επιθυμητό αποτέλεσμα. Πρέπει δηλαδή να έχουμε κατά νου ότι στόχος μας είναι να αξιοποιήσουμε στο έπακρο τον χρόνο και τους πόρους μας, μέσα σε ένα ισορροπημένο και ήρεμο περιβάλλον.

Αρχικά, ας καταλάβουμε ότι τα μίτινγκ έχουν διαφορετικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, ορισμένα πραγματοποιούνται με σκοπό την κοινωνικοποίηση όπως τα γενέθλια ενός συναδέλφου, ενώ άλλα είναι πιο επαγγελματικά και μπορεί να επικεντρωθούν στην εκτέλεση έργου, στον καθορισμό στόχων, σε καινοτόμες ιδέες και άλλα θέματα.

Έτσι, θα πρέπει πρώτα να εξετάσουμε τον λόγο για τη διεξαγωγή ενός μίτινγκ, απαντώντας στις εξής ερωτήσεις:

1. Γιατί χρειάζεται να κάνουμε μίτινγκ; Είναι για κοινωνικοποίηση, λήψη αποφάσεων, στρατηγική, καινοτομία, μάθηση ή για κάτι άλλο;

2. Πόσο πρέπει να διαρκέσει;

3. Ποια είναι η πραγματική διάθεσή μας γι’ αυτή τη συνάντηση;

4. Τι περιμένουμε από κάθε συμμετέχοντα σχετικά με τον σκοπό, την παρουσίαση, την προετοιμασία και το αποτέλεσμα;

Μόλις απαντηθούν αυτές οι ερωτήσεις, μπορούμε στη συνέχεια να εξετάσουμε πώς ένα μίτινγκ ευθυγραμμίζεται με την οργανωτική δομή της εταιρείας μας. Σε κάποιες εταιρείες, δημιουργούνται ομάδες που έχουν έναν κοινό στόχο. Όλες οι ομάδες είναι διαφορετικές και εξυπηρετούν διαφορετικές ανάγκες και στόχους. Επομένως αυτές οι ομαδικές συναντήσεις ενθαρρύνονται να ευθυγραμμίζονται με τον οργανωτικό σκοπό τους, αναπτύσσοντας μια σαφή διαδρομή προς την εκτέλεση.

meetings

Παρόλο που τα μίτινγκ μπορεί να διαφέρουν για κάθε τμήμα, ορίζοντας ίσως διαφορετικές προσδοκίες, πρακτικές και συνήθειες, βελτιώνουμε ουσιαστικά τις πιθανότητές μας για επιτυχία, ακολουθώντας έξι σημαντικές αρχές.

1. Ξεκινάμε έχοντας κατά νου το… τέλος του μίτινγκ. Βάζουμε εξαρχής στο τραπέζι την πρόθεση και τον σκοπό του. Ποιες αποφάσεις πρέπει να έχουν ληφθεί προτού ολοκληρωθεί αυτή η συνάντηση;

2. Κάνουμε μια προτεραιοποίηση. Μαθαίνουμε να μελετάμε τα points της συζήτησης το καθένα με τη σειρά του.

3. Ακολουθούμε την τακτική win-win. Προσπαθούμε για αμοιβαία επωφελείς και ικανοποιητικές συμφωνίες ή λύσεις. Δίνουμε χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να σκεφτεί ο καθένας σιωπηλά και έτσι παίρνουμε μια σειρά από απαντήσεις και ιδέες από τους συμμετέχοντες.

4. Προσπαθούμε πρώτα να καταλάβουμε τους άλλους, για να καταλάβουν και εκείνοι εμάς. Ακούμε υπομονετικά και προσπαθούμε να καταλάβουμε προτού απαντήσουμε, χωρίς να γινόμαστε επικριτικοί. Εάν χρειαστεί, παίρνουμε τον χρόνο μας για να σκεφτούμε καλύτερα, ώστε να βελτιστοποιήσουμε τη λήψη αποφάσεων, εξασφαλίζοντας δημιουργικές και καινοτόμες λύσεις.

5. Συνεργαζόμαστε. Όταν αρχίσουμε να αλληλεπιδράμε αληθινά και είμαστε ανοιχτοί στις ιδέες των άλλων, αποκτάμε νέες προοπτικές και τα πράγματα εξελίσσονται. Έτσι μπορούμε να ευθυγραμμιστούμε με σημαντικές αποφάσεις που προέκυψαν από το μίτινγκ και να εντοπίσουμε τα επόμενα βήματα που θα μας καθοδηγήσουν καλύτερα στον στόχο μας.

6. Ακονίζουμε το μυαλό μας. Φορτίζουμε τις «μπαταρίες» μας πριν από ένα μίτινγκ, έτσι ώστε να αυξήσουμε την ικανότητα ευαισθητοποίησής μας, για να μπορούμε να αντιλαμβανόμαστε  ακόμη και τα πιο ανεπαίσθητα σήματα που κυκλοφορούν στην ατμόσφαιρα. Έτσι θα είμαστε σε θέση να δίνουμε το κατάλληλο feedback, που θα διασφαλίσει ότι όλοι φεύγουν από τη συνάντηση ευθυγραμμισμένοι, με συλλογική κατανόηση και θετική ενέργεια.

Υπάρχει και μια άλλη πλευρά στο θέμα των εργασιακών συναντήσεων, που καλό είναι να σκεφτόμαστε, προτού αποφασίσουμε να τις κάνουμε. Θα πρέπει λοιπόν να λάβουμε υπόψη τα ακόλουθα:

• Είναι απαραίτητη αυτή η συνάντηση ή θα μπορούσαμε να συζητήσουμε πρώτα το θέμα με κάποια από τα στελέχη ξεχωριστά;

• Ποιοι πρέπει να παρευρεθούν; Καλούμε στη σύσκεψη μόνο όσους είναι άμεσα εμπλεκόμενοι με το συγκεκριμένο θέμα.

• Καθορίζουμε τον σκοπό του μίτινγκ και φτιάχνουμε την ατζέντα του.

• Πρέπει να είμαστε καλά προετοιμασμένοι πάνω στο θέμα του μίτινγκ, ώστε και οι υπόλοιποι συμμετέχοντες να καταλάβουν ότι πρέπει να δώσουν τον καλύτερο εαυτό τους για ένα θετικό αποτέλεσμα. 

Κάθε μίτινγκ διεξάγεται καλύτερα, όταν ακολουθούνται κάποια στάδια:

• Ανοίγουμε τη σύσκεψη με κύρος, την ακριβή ώρα που προγραμματίστηκε, ακόμη και αν μερικοί από τους συμμετέχοντες δεν είναι στη θέση τους. Όταν εμφανιστούν, δεν ξεκινάμε από την αρχή, έτσι ώστε οι αργοπορημένοι να καταλάβουν ότι δεν μπορούν να το επαναλάβουν την επόμενη φορά.

• Ενθαρρύνουμε τον προβληματισμό κατά τη διάρκεια της συνάντησης και δεν κυριαρχούμε στη συζήτηση. Παρ’ όλα αυτά, επειδή οι άνθρωποι έχουν την τάση να παρασύρονται σε άλλα θέματα, πρέπει να κρατάμε τα ηνία και να επαναφέρουμε τη συζήτηση στον σκοπό της σύσκεψης. Η διαφορετικότητα στις απόψεις είναι ευπρόσδεκτη όταν οδηγείται προς μια δημιουργική λύση στο πρόβλημά μας, αλλά μακρές συζητήσεις επί ενός θέματος συχνά οδηγούν προς θολές κατευθύνσεις ή αμελούν την ατζέντα. Αν κάποια στιγμή δούμε ότι το εύρος της προσοχής των συμμετεχόντων έχει αρχίσει να μειώνεται, κάνουμε ένα μικρό διάλειμμα ανάκτησης δυνάμεων. 

• Δεν ολοκληρώνουμε μια σύσκεψη, χωρίς να έχουμε πάρει απόφαση για δράση. Οι δράσεις που ανατίθενται σε κάθε σύσκεψη πρέπει να καταγράφονται από ένα μέλος της το οποίο ορίζουμε εμείς και θα φέρει την ευθύνη να παρακολουθήσει στη συνέχεια την εξέλιξη όλων των σημείων δράσης. Δεν φεύγουμε από το μίτινγκ με νεφελώδεις αποφάσεις -πρέπει αυτές να είναι ακριβείς, γραπτές, ομόφωνες και με καθορισμένο χρονοδιάγραμμα.

Διάβασε κι άλλα Stories Talk