Κάθε ρόλος που περιλαμβάνει διαχείριση ομάδων και προσωπικού είναι υψηλής σημασίας για μια εταιρεία. Οι άνθρωποι που βρίσκονται στις θέσεις αυτές, αναλαμβάνουν όχι απλώς την ευθύνη της απόδοσης, αλλά και τη σωστή συνεργασία και την ευημερία των μελών των ομάδων αυτών.

Από τη Μία Κόλλια

Ένα πολύ χρήσιμο και ευέλικτο εργαλείο που κάθε manager πρέπει να ξέρει να χρησιμοποιεί σωστά, είναι οι one-on-one (κατ’ ιδίαν) συναντήσεις με τα μέλη της ομάδας του. Τέτοιες συναντήσεις μας δίνουν την ευκαιρία να βοηθήσουμε τους εργαζόμενους να αποδώσουν καλύτερα και να έχουμε πιο σωστή εποπτεία της δουλειάς που παράγει κάθε ομάδα.

Οι εργαζόμενοι εν τω μεταξύ πάντοτε το εκτιμούν όταν τους δίνετε η ευκαιρία να εκφράσουν τις ιδέες ή και τις ανησυχίες τους και αισθάνονται ενδυνάμωση όταν γνωρίζουν πως κάποιος τους ακούει σοβαρά. Η εμβάθυνση αυτών των σχέσεων μας επιτρέπει, ως managers, να υποστηρίζουμε τις ομάδες μας καλύτερα. Ακόμη, έτσι, μπορούμε σε βάθος χρόνου να έχουμε στοχοπροσηλωμένο και πιστό εργατικό δυναμικό.

Οι one-on-one συναντήσεις είναι, λοιπόν, η τέλεια ευκαιρία για να συνδεθούμε με τους εργαζομένους μας και να μάθουμε εκείνες τις πληροφορίες που πιθανόν και να χρειαστούμε. Για να καταφέρουμε να εκμαιεύσουμε τις σωστές απαντήσεις, πρέπει να μάθουμε να θέτουμε τις σωστές ερωτήσεις:

1. Πώς είσαι;

Όσο και να βιαζόμαστε, όσο και να θέλουμε να... «μπούμε στο ψητό», είναι σημαντικό να ξεκινάμε τη συνάντηση με φιλικό και ανοιχτό τρόπο. Και με την πιο απλή, ουσιαστική, ανθρώπινη ερώτηση. Η προσωπική επαφή είναι σημαντική και το ειλικρινές ενδιαφέρον για το πώς αισθάνεται ο εργαζόμενος, είναι ο μόνος τρόπος να την αναπτύξουμε.

2. Είχαμε αφήσει κάποια εκκρεμότητα;

Πριν ξεκινήσουμε να μιλάμε για νέα θέματα, είναι καλό να κάνουμε ένα follow up στα θέματα που συζητήσαμε την τελευταία φορά καθώς είναι πιθανόν και να μην θυμόμαστε τα πάντα. Εάν υπήρχε κάποια εκκρεμότητα για την οποία πρέπει να πάρουμε ή να δώσουμε πληροφορίες, είναι σημαντικό να τη φέρουμε στην κουβέντα για να επιβεβαιώσουμε το ενδιαφέρον μας στον εργαζόμενο και τη δουλειά του.

3. Ποιες είναι η προτεραιότητές σου;

Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να μπορεί να εκφράσει ποιες εργασίες ή project βρίσκονται στην κορυφή της λίστας του. Έτσι γίνεται πιο εύκολο για εμάς να έχουμε σφαιρική εικόνα των προτεραιοτήτων της ομάδας και να επιβλέπουμε την εξέλιξή τους.

4. Πώς αντιμετωπίζεις τον όγκο των εργασιών σου;

Η εργασία πλέον εντατικοποιείται και διαμορφώνεται διαφορετικά μέσα στα πλαίσια των νέων υβριδικών μοντέλων εργασίας (ειδικά λόγω της πανδημίας). Είναι λοιπόν σημαντικό να προσεγγίζουμε με ενσυναίσθηση τους εργαζομένους -ειδικά όσους αποδίδουν πολύ- προκειμένου να προλάβουμε ένα επικείμενο burnout που θα κοστίσει πολύ στην ομάδα και τη συνολική αποδοτικότητά της.

5. Πώς αισθάνεσαι για τον ρόλο σου;

Παρότι η ερώτηση αυτή συνήθως γίνεται στα ετήσια reviews, είναι κρίσιμο να τολμάμε να την κάνουμε σε πιο τακτά διαστήματα. Έτσι, μπορούμε να ενεργήσουμε προληπτικά εάν π.χ. ένα πολύτιμο μέλος της ομάδας μας δεν αισθάνεται ικανοποιημένο ή εάν δούμε την ευκαιρία να αξιοποιήσουμε καλύτερα έναν εργαζόμενο.

6. Έχεις εντοπίσει κάποιο πρόβλημα στην ομάδα;

Συχνά, οι εργαζόμενοι έχουν πολύ πιο καθαρή εικόνα για τον τρόπο που λειτουργεί καθημερινά μια ομάδα ή για τον τρόπο που διεκπεραιώνονται οι βασικές εργασίες της. Με την ερώτηση αυτή δίνουμε τη δυνατότητα στον εργαζόμενο να μοιραστεί τις παρατηρήσεις του. Μπορούμε να κερδίσουμε ταυτόχρονα, πολύτιμες πληροφορίες, αναγκαίες για τη βελτίωση της απόδοσης, αλλά και να ενδυναμώσουμε τους υπαλλήλους μας, βοηθώντας τους να εκφράζουν τις ανησυχίες και τις σκέψεις τους.

7. Τι θα ήθελες εσύ να με ρωτήσεις;

Μια τέτοιου τύπου ανοιχτή ερώτηση, είναι πολύ χρήσιμη ώστε να καταλάβουμε τι σκέφτονται οι εργαζόμενοι για big picture ζητήματα, αυτά της μεγάλης εικόνας, εντός της εταιρείας. Είναι ειδικά χρήσιμη όταν έχει προηγηθεί κάποιος λειτουργικός μετασχηματισμός ή κάποια αναδιάρθρωση του προσωπικού.

8. Είσαι ικανοποιημένος με αυτήν τη μορφή συνάντησης;

Ακόμη κι αν εμείς θεωρούμε πως οι one-on-one συναντήσεις είναι επιτυχημένο μέσο για τον στόχο μας, πρέπει να βεβαιωθούμε πως το ίδιο ισχύει και για τους υπαλλήλους μας. Εάν κάποιος εργαζόμενος αισθάνεται άβολα ή δυσάρεστα, η επικοινωνία δεν θα είναι επιτυχημένη. Μια ερώτηση που μπορεί να ακολουθήσει είναι «τι θα ήθελες να αλλάξει στη μορφή της επαφής μας ώστε να αισθανθείς πιο άνετα;».

Αυτές οι βασικές ερωτήσεις καλύπτουν μεγάλο φάσμα πληροφοριών που μπορεί να θέλουμε να συλλέξουμε. Μικρές αλλαγές μπορούν πάντοτε να γίνουν για να προσαρμόσουμε τις ερωτήσεις αυτές στην προσωπική μας περίπτωση ή ομάδα.

Το πιο σημαντικό είναι να καταστήσουμε σαφές πως κάθε ερώτηση τίθεται από σκοπιά ενδιαφέροντος και περιέργειας. Είναι στο χέρι μας να βοηθήσουμε τους εργαζόμενους να αισθανθούν άνεση και ασφάλεια να απαντήσουν τις ερωτήσεις μας.

Εάν το προσωπικό μας αισθανθεί ότι δεν υπάρχει καλή πρόθεση εκ μέρους μας ή ότι οι ερωτήσεις δεν προκύπτουν από αυθεντικό ενδιαφέρον, είναι σαφές πως μπορεί να πυροδοτηθεί μια σειρά από αρνητικά αποτελέσματα - το εντελώς αντίθετο δηλαδή από αυτό που θέλουμε να επιτύχουμε.

Αν λοιπόν ξεκινήσουμε μια επικοινωνία βασισμένη σε ειλικρινείς προθέσεις, με αυθεντικότητα στον λόγο και την προσέγγισή μας, είναι σίγουρο πως θα εισπράξουμε από το προσωπικό μας ενδιαφέρον, καλή διάθεση, αυξημένη προσήλωση στους κοινούς μας στόχους και στην ομαδική συνεργασία και απόδοση.