Ο μεγάλος θεωρητικός του μάνατζμεντ Peter Drucker είπε κάποτε: «Ο χρόνος είναι ο πιο σπάνιος πόρος και αν δεν τον διαχειριστείς σωστά, τίποτε άλλο δεν θα μπορείς να διαχειριστείς».

Από τη Μία Κόλλια

Είναι σημαντικό για τους επιχειρηματίες να οργανώσουν τις μέρες τους, για να βεβαιωθούν ότι κάνουν τα σωστά πράγματα τη σωστή στιγμή. Αυτό απαιτεί πειθαρχία -αλλά η ανταμοιβή θα είναι λιγότερο άγχος και μια καλύτερα οργανωμένη και πιο επιτυχημένη εταιρεία.

«Ως επιχειρηματίες, ο χρόνος είναι το μόνο στοιχείο που δεν μπορείτε να αγοράσετε ή να δανειστείτε», λέει ο Senior Business Advisor της BDC, Rony Israel. «Είναι ένας πόρος που πρέπει να διαχειριστούμε πολύ προσεκτικά».

Ας δούμε μερικές συμβουλές για το πώς οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να οργανώσουν πιο αποτελεσματικά τις μέρες τους.

Προγραμματίζουμε τις μέρες που ακολουθούν

Προτού τελειώσει άλλη μια μέρα στο γραφείο, αφιερώνουμε χρόνο για να φτιάξουμε μια λεπτομερή λίστα υποχρεώσεων για την επόμενη μέρα. Θα πρέπει να δημιουργήσουμε χρονικά διαστήματα για την κάθε συγκεκριμένη εργασία και δραστηριότητα που θα συμπεριλάβουμε στη λίστα μας. Το επόμενο πρωί, θα είμαστε έτοιμοι να ξεκινήσουμε, χωρίς να αγχωθούμε σκεπτόμενοι τι να πρωτοκάνουμε.

Έχουμε στο νου μας και το αναπάντεχο

Ξέρουμε ότι συμβαίνουν. Αυτά τα απρόβλεπτα γεγονότα που μας τρώνε τον χρόνο. Καλό θα ήταν να κρατήσουμε στο πλάνο μας μία ώρα το πρωί και μία ώρα το απόγευμα για την… κατάσβεση πυρκαγιών. Αλλά για να το καταφέρουμε αυτό, πρέπει να αντισταθούμε στον πειρασμό να παρατήσουμε τα πάντα για να αντιμετωπίσουμε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και να περιμένουμε μέχρι τον χρόνο που έχουμε αφιερώσει για να τακτοποιήσουμε τέτοιου είδους προβλήματα.

Αφιερώνουμε συγκεκριμένο χρόνο για στρατηγική

Στην αρχή του έτους, θα πρέπει να δεσμεύσουμε χρόνο στο ημερολόγιό μας για εβδομαδιαίες, μηνιαίες, τριμηνιαίες, εξαμηνιαίες και ετήσιες συνεδρίες προγραμματισμού.

• Το απόγευμα της Παρασκευής είναι μια καλή στιγμή για να δούμε τι έχουμε καταφέρει κατά τη διάρκεια της εβδομάδας και να κοιτάξουμε μπροστά για τις δραστηριότητες της επόμενης εβδομάδας.

• Οι μηνιαίες και οι τριμηνιαίες συνεδριάσεις προορίζονται για την εξέταση των οικονομικών της εταιρείας. Προσπαθούμε να κατανοήσουμε τους λόγους για τις αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό και να σχεδιάσουμε τον τρόπο προσαρμογής. Θα πρέπει επίσης να εξετάζουμε τις λειτουργίες της επιχείρησης, την ανάπτυξη προϊόντων, τα σχόλια των πελατών, την απόδοση των εργαζομένων και τις δραστηριότητες των ανταγωνιστών.

• Οι εξαμηνιαίες συνεδρίες αφορούν την ενημέρωση του στρατηγικού σχεδίου και μία φορά τον χρόνο είναι η ώρα του ετήσιου προϋπολογισμού.

«Είναι σημαντικό να τηρήσουμε αυτούς τους χρόνους», λέει ο Rony Israel. «Επειδή αν δεν το κάνουμε, όταν έρθει η ώρα για αυτή τη δραστηριότητα, δεν θα είμαστε έτοιμοι, θα αναγκαστούμε να το αναβάλουμε και έτσι θα χάσουμε χρόνο και εμείς και οι συνεργάτες μας».

Είμαστε αυστηροί με τους περισπασμούς

Το email και το τηλέφωνο είναι μια συνεχής πηγή διάσπασης της προσοχής. Το να ελέγχουμε συχνά τα εισερχόμενά μας ή να τηλεφωνούμε σε έναν συνεργάτη είναι μια αναβλητικότητα που μεταμφιέζεται ως εργασία. Αυτές οι δραστηριότητες διασπούν τη συγκέντρωσή μας, παρεμποδίζοντας τη σημαντική δουλειά που έχουμε να κάνουμε. Πρέπει και αυτό να μπει σε πρόγραμμα: Κρατάμε 10 έως 15 λεπτά την ώρα για email και τηλεφωνικές κλήσεις.

Κερδίζουμε από την ώρα του μεσημεριανού γεύματος

Πολλοί επιχειρηματίες προτιμούν να τρώνε το μεσημεριανό τους γεύμα στο γραφείο τους ή να πάνε κάπου μόνοι τους να φάνε κάτι γρήγορα. Ο Rony Israel αναφέρει ότι αυτό είναι λάθος. Το μεσημεριανό γεύμα είναι μια κατάλληλη ώρα που μπορούμε να εμβαθύνουμε τις σχέσεις μας με ανθρώπους που είναι σημαντικοί για την επιχείρησή μας. Μπορούμε μάλιστα να προσπαθήσουμε να τρώμε κάθε μέρα με μια διαφορετική ομάδα ανθρώπων, όπως υπαλλήλους, πελάτες, προμηθευτές, ανταγωνιστές και πιθανούς συνεργάτες.

Η ουσία είναι ότι για να είμαστε επιτυχημένοι  επιχειρηματίες, πρέπει να γίνουμε καλοί μάνατζερ -και αυτό ξεκινά με τη διαχείριση του ίδιου μας του εαυτού. «Πρέπει να αλλάξουμε τη στάση μας και να εστιάσουμε σε αυτό που πρέπει να κάνουμε, όχι σε αυτό που συνήθως μας αρέσει να κάνουμε», συμβουλεύει ο Rony Israel.