Σε ποιον αναθέτουμε, τι αναθέτουμε και πώς επεξηγούμε τι θέλουμε! Αυτό είναι το μυστικό της επιτυχίας της επιχείρησή μας.

Aπό τη Μία Κόλλια

Αναρωτηθείτε μόνο πόσες φορές έχετε πει σε κάποιον «Μην είσαι τόσο συγκεντρωτικός!». Και θα καταλάβετε πόσο σημαντικό είναι να μπορούμε να μοιράζουμε εργασίες.

Μια σημαντική παγίδα, λοιπόν, για πολλές αναπτυσσόμενες, μα και ήδη αναπτυγμένες επιχειρήσεις, είναι η αδυναμία του ιδιοκτήτη τους να αναθέσει τις σωστές ευθύνες στους σωστούς εργαζόμενους. Στην πραγματικότητα, αυτό λειτουργεί αρνητικά, διότι οι περιορισμοί του επιχειρηματία γίνονται περιορισμοί της ίδιας της επιχείρησης. 

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι είναι δύσκολο να επιτύχουμε τη σωστή ισορροπία μεταξύ της διατήρησης του ελέγχου της επιχείρησής μας και της ανάθεσης κάποιων κομματιών της σε υπαλλήλους ή εργολάβους. Αλλά η άρνησή μας να παραχωρήσουμε κάποιες υπευθυνότητες, μπορεί να έχει καταστροφικό αντίκτυπο στα επιχειρηματικά αποτελέσματα, στη δέσμευση των εργαζομένων και στην προσωπική μας ζωή.

Ακολουθούν 9 βήματα που θα μας βοηθήσουν να αναθέσουμε κάποιες εργασίες, ώστε να εστιάσουμε στην ανάπτυξη της επιχείρησής μας.

1. Ρίχνουμε μια αντικειμενική ματιά στον φόρτο εργασίας μας

Αναλύουμε τι ακριβώς κάνουμε, κρατώντας ένα ημερολόγιο του χρόνου μας για δύο εβδομάδες. Πόσος χρόνος αφιερώνεται σε στρατηγικές δραστηριότητες και πόσος στην καθημερινότητα της εταιρείας; Υπάρχουν σημαντικές δουλειές που αναβάλλουμε; Κατόπιν, σκεπτόμαστε ποιες εργασίες θα μπορούσε να εκτελέσει κάποιος άλλος, για να μας ελευθερώσει ώστε να ασχοληθούμε με  δραστηριότητες υψηλότερης αξίας.

Όφελος: Προσδιορίζουμε τις εργασίες χαμηλότερης αξίας που μας καταναλώνουν χρόνο.

2. Βλέπουμε πού χρειάζεται περισσότερο η συνεισφορά μας

Οι επιτυχημένοι επιχειρηματίες γνωρίζουν τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία τους. Ίσως λατρεύουμε τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ, αλλά μας εκνευρίζουν τα λογιστικά. Γιατί να μην τα αναθέσουμε -όπως και άλλους τομείς που είμαστε λιγότερο δυνατοί- σε υπαλλήλους που είναι καλύτεροι από εμάς σε αυτά;

Όφελος: Η Νο 1 δουλειά μας είναι να είμαστε ο ηγέτης της εταιρείας. Κάνοντας ένα βήμα πίσω και αφήνοντας άλλους που είναι καλύτεροι στη διαχείριση συγκεκριμένων τομέων να αναλάβουν μέρος του φόρτου, κάνουμε τη ζωή μας πιο εύκολη και βελτιώνουμε την απόδοση της επιχείρησής μας.

3. Βρίσκουμε τους καλύτερους για την εταιρεία

Αναζητούμε τους υπαλλήλους που είναι έτοιμοι και ικανοί να αναλάβουν περισσότερες ευθύνες. Κατά την πρόσληψη, φροντίζουμε να αφιερώσουμε χρόνο για να προσλάβουμε εργαζόμενους που έχουν δεξιότητες που συμπληρώνουν τις δικές μας. Δημιουργούμε σαφείς περιγραφές θέσεων εργασίας, δομημένες διαδικασίες αξιολόγησης και δίκαια κίνητρα. Έτσι αυτοί οι άνθρωποι θα μας βοηθήσουν να επιτύχουμε τους στόχους της επιχείρησής μας.

Όφελος: Η εταιρεία μας θα επωφεληθεί από μια ποικίλη, συμπληρωματική τεχνογνωσία.

4. Εκπαίδευση. Καθοδήγηση. Εμπιστοσύνη

Η έλλειψη εμπιστοσύνης είναι ο χειρότερος εχθρός της ανάθεσης. Με την κατάλληλη εκπαίδευση και καθοδήγηση, οι άνθρωποί μας μπορούν να αναλάβουν πιο σύνθετες εργασίες. Πρέπει να αντισταθούμε στη φωνή μέσα μας που λέει ότι είμαστε ο μόνος που μπορεί να κάνει τα πράγματα σωστά. Ή ότι θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να εκπαιδεύσουμε κάποιον σε κάτι. Η αρχική επένδυση χρόνου θα φέρει τα σωστά αποτελέσματα πολλές φορές.

Όφελος: Η αίσθηση της συνεισφοράς παρακινεί τους ανθρώπους και αυξάνει την παραγωγικότητά τους.

5. Μοιραζόμαστε τη στρατηγική της επιχείρησής μας με τους υπαλλήλους

Δεν πρέπει να διευθύνουμε την εταιρεία μας μέσα από ένα περίκλειστο κάστρο. Το να έχουμε ένα όραμα για το μέλλον που το μοιραζόμαστε με τους υπαλλήλους μας κάνει τη δουλειά πιο ουσιαστική για το προσωπικό μας και του δίνει κατεύθυνση.

Όφελος: Αποκτάμε πρόσβαση σε μια εξαιρετική πηγή φρέσκων, καινοτόμων ιδεών.

6. Φτιάχνουμε ένα πρόγραμμα επαναλαμβανόμενων διαδικασιών

Κάθε εταιρεία ακολουθεί κάποιες συγκεκριμένες διαδικασίες, οι οποίες είναι επαναλαμβανόμενες. Δεν χρειάζεται να έχουμε κι αυτές στο μυαλό μας. Γι’ αυτό τις γράφουμε, με σαφήνεια και κάθε λεπτομέρεια, και τις μοιράζουμε στο προσωπικό μας, ώστε να μπορούν να ανατρέξουν εκεί, κάθε στιγμή. 

Όφελος: Δεν χρειάζεται να είμαστε εμείς πάντα στο γραφείο για να γίνουν τα πράγματα. 

7. Εστιάζουμε στα αποτελέσματα

Δεν είναι ανάγκη να αγχωνόμαστε όταν βλέπουμε τους υπαλλήλους μας να μην υιοθετούν επακριβώς τον τρόπο εργασίας μας. Θέλουμε ανθρώπους που είναι επικεντρωμένοι στο να ολοκληρώσουν τη δουλειά, χωρίς να ανησυχούν για το πώς θα το κάναμε εμείς ή τι σκεφτόμαστε εμείς.

Όφελος: Ίσως εκπλαγούμε θετικά. Το να κάνουμε πάντα κάτι με συγκεκριμένο τρόπο δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είναι και ο καλύτερος τρόπος.

8. Παρακολούθηση χωρίς μικροδιαχείριση

Οι επιτυχημένοι επιχειρηματίες διατηρούν τον έλεγχο καθώς αναθέτουν κάποιες εργασίες. Πραγματοποιούμε τακτικές κατ' ιδίαν συναντήσεις με βασικούς υπαλλήλους και ενημερωνόμαστε για σημαντικά έργα, για να διασφαλίσουμε ότι γνωρίζουμε πού βρίσκονται τα πράγματα σε όλη την εταιρεία.

Όφελος: Είμαστε στην κορυφή της επιχείρησής μας και έτοιμοι να παρέχουμε συμβουλές και ανατροφοδότηση στους εργαζόμενους.

9. Ενθαρρύνουμε τις άμεσες αναφορές των αναθέσεων

Η ηγεσία ξεκινά από την κορυφή του οργανισμού, αλλά τα διευθυντικά στελέχη μιας αναπτυσσόμενης εταιρείας πρέπει επίσης να μάθουν να αναθέτουν κάποια καθήκοντά τους, διατηρώντας παράλληλα και εμάς ενήμερους για τις εξελίξεις.

Όφελος: Έτσι δημιουργούμε μια υγιή εταιρική δομή, που θα μας επιτρέψει να οδηγηθούμε στην ανάπτυξή της.