Πολλές φορές, σε μια σύσκεψη ή σε μια συνάντηση με πελάτες της εταιρείας μας, καλούμαστε να αφηγηθούμε μια ιστορία. Πολλοί όμως δεν ξέρουν πώς να χτίσουν αυτή την ιστορία, ανησυχούν μήπως σταδιακά γίνει όλο και πιο αδιάφορη, ή δεν είναι σίγουροι πότε μια ιστορία θα ήταν κατάλληλη.

Από τη Μία Κόλλια

Οι ιστορίες μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικές στη μετάδοση σύνθετων συναισθημάτων ή λεπτομερειών που χάνονται εύκολα με την απλή επικοινωνία ή τα bullet points μιας παρουσίασης. Μπορούν, επίσης, να βοηθήσουν στην οικοδόμηση σχέσεων, να περιγράψουν ομοιότητες και διαφορές ή να πείσουν ένα επιφυλακτικό κοινό.

Αλλά προτού αρχίσουμε να λέμε μια ιστορία, ας κάνουμε ένα βήμα πίσω και ας αναρωτηθούμε: «Γιατί;» και «Σε ποιον;». Ρωτώντας «Γιατί;», θα μας βοηθήσει να αποκρυσταλλώσουμε τους στόχους μας και ρωτώντας «Σε ποιον;», θα μας βοηθήσει να ορίσουμε το κοινό μας. Και τα δύο μαζί θα συμβάλουν στο να προσδιορίσουμε εάν μια ιστορία είναι το σωστό εργαλείο επικοινωνίας που θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε.

Εάν είναι, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσουμε την ιστορία. Υπάρχουν πέντε κλειδιά για να πει κάποιος μια αποτελεσματική ιστορία: πρέπει να είναι συνοπτική, άμεση, συγκεκριμένη, δομημένη και συναρπαστική. Ας δούμε το καθένα από αυτά.

1. Συνοπτική

Συχνά θεωρούμε ότι οι ιστορίες είναι χρονοβόρες, αλλά στον εργασιακό χώρο -όπου οι συναντήσεις είναι μεγάλες και η προσοχή μικρή-, η συντομία είναι το «κλειδί». Σε γενικές γραμμές, οι ιστορίες στον χώρο εργασίας δεν πρέπει να υπερβαίνουν το ένα λεπτό. Όσο πιο σύντομες τόσο καλύτερες θα είναι -όταν αυτό είναι δυνατόν. Μπορεί να μην καταφέρνουμε πάντα να περιοριστούμε σε αυτή τη χρονική διάρκεια, αλλά αν υπερβούμε τα δύο λεπτά, κινδυνεύουμε να χάσουμε το κοινό μας. Και αν χάσουμε το κοινό μας, η ιστορία μας είναι άσκοπη και το μήνυμα έχει χαθεί.

2. Άμεση

Οι ιστορίες στο χώρο εργασίας πρέπει να εστιάζονται αυστηρά στον λόγο ύπαρξής τους. Πρέπει εκ των προτέρων να μπορούμε να απαντήσουμε στην ερώτηση, «Ποιο είναι το νόημα;». Εάν ξεκινήσουμε με το βασικό μας μήνυμα και στη συνέχεια πάμε προς τα πίσω για να συμπεριλάβουμε μόνο τις σχετικές λεπτομέρειες ώστε να γίνει λειτουργική η ιστορία μας, θα είμαστε σε θέση να κρατήσουμε τις λεπτομέρειες εστιασμένες στο μήνυμα και θα καταφέρουμε να μην ξεφύγουμε από το θέμα μας. Επίσης, πρέπει να έχουμε διαρκώς στον νου μας το νήμα της ιστορίας μας και τον λόγο για τον οποίο την αφηγούμαστε. Διαφορετικά, το κοινό μας μπορεί να κρατήσει μόνο κάποια κομμάτια της και τελικά να καταλάβει κάτι εντελώς διαφορετικό από αυτό που σκοπεύαμε.

3. Συγκεκριμένη

Για να λειτουργήσει μια ιστορία, οι λεπτομέρειες πρέπει να είναι συγκεκριμένες και ζωντανές. Οι ασαφείς γενικεύσεις μπορεί να βοηθήσουν σε ένα ευρύτερο πλαίσιο, αλλά η καρδιά μιας ιστορίας βρίσκεται στην ιδιαιτερότητά της. Πρέπει να κάνουμε το κοινό να νιώσει σαν να ήταν πραγματικά μαζί μας. Θέλουμε να αισθάνονται ότι θα μπορούσαν να φανταστούν την ακριβή εικόνα που προσπαθούμε να μεταφέρουμε. Οι καλύτεροι αφηγητές διηγούνται μια ιστορία σαν να λένε παραμύθι σε μικρό παιδί. Δεν μιλάνε απλώς, βάζουν το κοινό μέσα στην πλοκή και το ταξιδεύουν.

4. Δομημένη

Η δομή είναι η ραχοκοκαλιά της ιστορίας. Χωρίς αυτή, μια ιστορία είναι απλώς ένα συνονθύλευμα από χαλαρά συνδεδεμένες λεπτομέρειες. Αλλά όταν είναι δομημένη, έχει ειρμό και βγάζει νόημα. Μια ισχυρή δομή βοηθά το κοινό να καταλάβει πού πηγαίνει η ιστορία και βοηθά στον προσδιορισμό των σημαντικών και λιγότερο σημαντικών σημείων της. 

5. Συναρπαστική

Πρέπει να προσπαθούμε να παρασύρουμε το κοινό μας σε ένα συναισθηματικό ταξίδι, μεταβάλλοντας τον ρυθμό, τον τόνο, την ένταση, την έμφαση και τις παύσεις μας. Καθένα από αυτά είναι σαν ένας διακόπτης που μπορούμε να αυξήσουμε ή να μειώσουμε, για να προκαλέσουμε διαφορετικά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, το να μιλάμε γρήγορα και δυνατά μπορεί να μεταφέρει μια αίσθηση ενθουσιασμού, ενώ το να μιλάμε αργά και ήσυχα μπορεί να εμφυσήσει μια αίσθηση ηρεμίας. Εάν είμαστε αφοσιωμένοι στο μήνυμά μας, θα μπορέσουμε να μεγιστοποιήσουμε τον αντίκτυπό του στο κοινό μας.

Η αφήγηση ιστοριών είναι ένα απίστευτα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να μας επιτρέψει να μεταφέρουμε σύνθετες πληροφορίες με συνοπτικό τρόπο. Απλώς πρέπει να θυμόμαστε ότι η αφήγηση είναι ένα από τα πολλά εργαλεία επικοινωνίας στην εργαλειοθήκη μας. Εάν χρησιμοποιούμε υπερβολικά ένα εργαλείο, θα χάσει τη δύναμή του. Η εναλλαγή των εργαλείων επικοινωνίας μας θα μας βοηθήσει να συνδεθούμε με διαφορετικούς ανθρώπους, με διαφορετικούς τρόπους. Και όποια ιστορία κι αν λέμε, το πρώτο πράγμα που πρέπει πάντα να έχουμε στο νου μας είναι το κοινό μας.