Ο χρόνος είναι χρήμα. Ο χρόνος είναι η ζωή μας. Ο χρόνος είναι σίγουρα πολύτιμη υπόθεση. Στις μέρες μας, ακόμη περισσότερο, ο έλεγχος της σπατάλης του και η δυνατότητα σοφής διαχείρισής του είναι το Α και το Ω για μια ευτυχισμένη ζωή. Είναι υγεία και ψυχολογικό κέρδος. 

Από τη Μία Κόλλια

Η σωστή διαχείριση του χρόνου είναι δύσκολη υπόθεση για τους περισσότερους ανθρώπους, ακόμη και για τους πιο πειθαρχημένους. Οι περισπασμοί της καθημερινότητας είναι πολλοί. Αν συνυπολογίσουμε και τη χρήση των κοινωνικών δικτύων και του Ίντερνετ, που μας απασχολούν μεγάλο κομμάτι της ημέρας, θα καταλάβουμε πως χάνουμε πολύτιμο χρόνο από όλα όσα μας γεμίζουν και αγαπάμε.

Συχνά, δεν προλαβαίνουμε καν να απολαύσουμε ποιοτικό χρόνο με την οικογένειά μας ή τους φίλους μας και τα χόμπι. Δεν προλαβαίνουμε ούτε να ολοκληρώνουμε, όπως πρέπει και όταν πρέπει, τις δουλειές μας. Το πρώτο μας προκαλεί λύπη, το δεύτερο συνεχές άγχος,  

Οι περισσότεροι, τείνουμε να κάνουμε βασικά λάθη που μας εμποδίζουν από το να εκμεταλλευτούμε τον χρόνο μας στο έπακρο.

Η συγκέντρωση και η σωστή οργάνωση μπορούν να αλλάξουν τη ζωή μας προς το καλύτερο με μεγάλη διαφορά. Ένα τεστ για ένα χρονικό διάστημα θα μας πείσει.

Πέντε τεχνικές για την αποτελεσματική διαχείριση χρόνου 

1. Οι λίστες - Καταγραφή εργασιών  και tasks

Πόσα δεδομένα μπορεί να συγκρατήσει το μυαλό μας χωρίς βοήθεια και υποστήριξη; Οι λίστες εργασιών είναι το ιδανικό εργαλείο για να τακτοποιούμε τις ιδέες, τις υποχρεώσεις και τα projects μας. Βοηθούν στο να αναγνωρίζουμε τα tasks που πρέπει να διεκπεραιώσουμε, χωρίς να χάνουμε χρόνο ψάχνοντας. 

Είναι όμως απαραίτητο να είμαστε πιστοί στις λίστες που φτιάχνουμε. Εάν, για παράδειγμα, ένα task βρίσκεται στη λίστα μας για τρεις μήνες, είναι προφανές πως κάτι δεν πάει καλά. Το λογικό είναι να τσεκάρουμε τις λίστες μας σε τακτά διαστήματα και να σβήνουμε tasks που δεν ταιριάζουν, ώστε να μην χάνουμε χρόνο και φαιά ουσία.

2. Οι προτεραιότητες - Κατηγοριοποίηση εργασιών

Μερικές φορές είναι δύσκολο να θέσουμε προτεραιότητες, ειδικά μέσα σε εργασιακά περιβάλλοντα τα οποία αντιμετωπίζουν όλες τις εργασίες ως επείγουσες. Είναι όμως εξαιρετικά σημαντικό να αναπτύξουμε μια εσωτερική πυξίδα, που θα μας καθοδηγεί ώστε να μπορούμε να θέσουμε σωστές προτεραιότητες στις οποίες να μπορούμε να ανταπεξέλθουμε.

Πρέπει πάντοτε να κρατάμε ισορροπία ανάμεσα στα πολύ επείγοντα tasks καθώς και να μπορούμε να αξιολογήσουμε πόσο υψηλής σημασίας είναι. Κάποιες εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν πιο γρήγορα και, κάνοντάς τες, κερδίζουμε ένα boost για να προσεγγίσουμε τις πιο περίπλοκες.

- Action Priority Matrix 
Ένα από τα πιο αναγνωρισμένα websites σχετικά με την ανάπτυξη των σωστών και αποδοτικών εργασιακών εργαλείων, το Mind Tools, έχει δημιουργήσει ένα υπολογιστικό matrix για να μας βοηθήσει να θέσουμε προτεραιότητες σε όλες μας τις εργασίες. Ακόμη κι αν εμείς δεν μπορούμε να επιλέξουμε τι πρέπει να κάνουμε, το εργαλείο αυτό θα μας σπρώξει σίγουρα προς τη σωστή κατεύθυνση.

timemanagement

3. Δημιουργία μικρών tasks για την επίτευξη στόχων 

Είναι δύσκολο να εφαρμόσουμε λίστες και προτεραιότητες εάν δεν έχουμε έναν ξεκάθαρο στόχο. Ακόμη και μέσα σε μακροχρόνια projects, η δημιουργία μικρότερων στόχων, βοηθάει πολύ στο να κινητοποιηθούμε για να ολοκληρώσουμε συγκεκριμένα τμήματα της εργασίας μας.

Στην εργασιακή καθημερινότητα, πρέπει να έχουμε έναν συνδυασμό short & long term στόχων σε ισορροπία, ώστε να μπορούμε να εργαζόμαστε με διάθεση και να αποφεύγουμε τον κίνδυνο της αναβλητικότητας.

4. Συγκεντρωθείτε σε ένα task τη φορά

Ένα από τα πιο υπερτιμημένα χαρακτηριστικά στον χώρο εργασίας είναι το multitasking. Η ιδέα δηλαδή πως μπορούμε να κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, και έτσι να διεκπεραιώνουμε ταχύτερα και με μεγαλύτερη απόδοση. Όλες οι έρευνες όμως, αποδεικνύουν πως το multitasking όχι απλώς δεν βοηθάει στην ταχύτητά μας, αλλά και ζημιώνει φοβερά την αποδοτικότητά μας.

Όταν συγκεντρωνόμαστε πλήρως σε ένα task τη φορά, μπορούμε να του δώσουμε πολύ μεγαλύτερη προσοχή, σημασία και φροντίδα. Αυτό σημαίνει πως θα έχουμε πολύ καλύτερα αποτελέσματα. Ταυτόχρονα, η συγκέντρωση οδηγεί σε ταχύτερη ολοκλήρωση του κάθε task. Ας κρατήσουμε το ταλέντο του multitasking στην ικανότητα να ανταπεξέλθουμε σε πολλά και διαφορετικά αντικείμενα, αλλά όχι ταυτόχρονα.

5. Καταγραφή χρόνου εργασίας

Το νέο πλαίσιο εργασίας και η αύξηση διαφορετικών συνθηκών (όπως απομακρυσμένη εργασία), έχει οδηγήσει πολλούς από εμάς στη χρήση online εργαλείων καταγραφής χρόνου για την υποστήριξη της καθημερινής μας αποδοτικότητας. 

Με τη χρήση time tracking εργαλείων, γνωρίζουμε πόσο χρόνο καταναλώσαμε για την ολοκλήρωση ενός task και είμαστε σε θέση να οργανώνουμε πιο σωστά το χρόνο μας μέσα στην εβδομάδα.

Ενδεικτικά εργαλεία:
     
- Pomodoro 

Έχει πάρει το όνομά του από τα μικρά timers κουζίνας που είχαν σχήμα ντομάτας. Η τεχνική Pomodoro βασίζεται στις διαδοχικές εναλλαγές εργασίας και διαλείμματος (25 λεπτά εργασίας & 5 λεπτά παύσης). Η εναλλαγή αυτή ξεκουράζει τα μάτια και το μυαλό μας και βοηθάει στο να εκμεταλλευόμαστε κάθε διαθέσιμο λεπτό.
     
- Toggl & Clockify

Υπάρχουν πλέον πλατφόρμες μέσω των οποίων μπορούμε να καταγράφουμε τον χρόνο που εργαζόμαστε σε κάθε task ή project. Αυτές οι εφαρμογές μπορούν να είναι βοηθητικές για τη συγκέντρωση και την αποφυγή της αναβλητικότητας. Ακόμη, παράγουν στατιστικές αναφορές που μπορεί να φανούν εξαιρετικά χρήσιμες, ιδιαίτερα στους ελεύθερους επαγγελματίες.
     
Εθισμός στη δουλειά

Τα τελευταία χρόνια η παραγωγικότητα κερδίζει έδαφος σε βάρος της ισορροπίας εργασιακής και προσωπικής ζωής. Αυτός ο εθισμός στη δουλειά φαντάζει ιδανικός για καλά αποτελέσματα αλλά δεν έχει το αποτέλεσμα που υποθέτουμε. Όλο και περισσότερες έρευνες και εργασιακές μελέτες δείχνουν πως αυτό είναι το πλέον αρνητικό συστατικό επιτυχίας καθώς αλλοιώνεται ο άνθρωπος και εν τέλει ούτε αποδίδει ούτε ευτυχισμένος είναι.

Η τάση μας να αναλαμβάνουμε περισσότερα tasks από όσα μπορούμε πραγματικά να φέρουμε σε πέρας οδηγεί σε μειωμένη παραγωγικότητα, αύξηση του άγχους και κακή διαχείριση χρόνου.

Η υπερβολική πίεση, οδηγεί ακόμη και στην αύξηση της αναβλητικότητας, καθώς δεν ολοκληρώνουμε κανένα από τα tasks, οδηγώντας μας σε παραίτηση και τάση αποφυγής.

Διάβασε κι άλλα Stories Talk